Bilo da radite u inostranstvu ili sarađujete sa kolegama i poslovnim partnerima širom svijeta, razumijevanje kako efikasno komunicirati sa ljudima iz različitih kultura predstavlja ključnu profesionalnu vještinu – vještinu koja je sve važnija u današnjem multikulturnom radnom okruženju.
Može biti teško pronaći zajednički jezik sa ljudima iz drugih zemalja, naročito kada se njihove običaje i poslovne prakse čine tako različitim od vaših. U ovom tekstu ćemo navesti nekoliko primjera kulturnih razlika u komunikaciji i kako se one manifestuju na radnom mjestu, kao i nekoliko jednostavnih savjeta kako bolje razumjeti svoje međunarodne kolege.

1. Upravljanje e-mailovima i telefonskim pozivima

Telefonske konferencije mogu biti vrlo efikasne za poboljšanje poslovne komunikacije i saradnje unutar međunarodnih kompanija. Međutim, ponekad mogu nastati problemi kada učesnici ne znaju šta da očekuju jedni od drugih.

Pogledajmo kako različite kulture pristupaju ovoj vrsti komunikacije – na primjer, Brazilci možda prvo žele lični kontakt pre nego što preduzmu akciju ili žele da znaju koristi od davanja informacija.

Za Amerikance, mali razgovori (small talk) mogu biti vrlo važna za izgradnju odnosa. Britanci često koriste humor, dok kineske kolege možda žele da se posavjetuju sa grupom ili šefom pre nego što odgovore.

Ako nema osjetljivih tema, dobro je koristiti e-mailove za komunikaciju informacija unaprijed, uz poštovanje kulturnih razlika prilikom obraćanja ljudima (na primer, korišćenje imena u SAD-u, i titula u Austriji).

Obavezno pratite e-mailove telefonskim pozivom ili ličnim sastankom, naročito kada sarađujete sa kulturama koje imaju visok nivo orijentacije na ljude.

Telekonferencije treba da imaju jasnu strukturu, sa dovoljno vremena da svi učesnici govore. Pokušajte da obezbjedite da svi budu uključeni pitajući za povratne informacije od pojedinaca, i imajte na umu da neki ljudi možda moraju da se posavetuju sa grupom ili šefom pre nego što iznesu svoje mišljenje.

Jednom kada svi budu informisani i uključeni, stvari će ići mnogo glađe.

2. Prezentacije

Razmislite o tome kako ljudi iz različitih zemalja pristupaju svojim ciljevima. Kulture koje su orijentisane na budućnost, poput američke, žele da čuju o potencijalnim koristima proizvoda, dok publike koje su orijentisane na prošlost, kao što su Indija ili Kina, vrednuju kredibilitet kroz prošla postignuća. Zbog toga stilovi prezentacija variraju širom kultura – neki vole da se fokusiraju na „veliku sliku“ pre nego što pređu na detalje i cijene interakciju sa publikom.

S druge strane, detaljne prezentacije u kulturama sa niskim kontekstom fokusiraju se samo na činjenice. Ključ uspešne međunarodne konferencije je sposobnost da se informacije predstave na način koji će biti privlačan svim učesnicima – razmislite o svom stilu komunikacije, gestovima i govoru tijela dok prezentujete.

3. Sastanci i kako ih olakšati

Veliki događaji, poput međunarodnih sastanaka prodaje, mogu brzo postati neorganizovani i izgubiti smjer ako komunikacija između grupa iz različitih zemalja nije dobra. Učesnici mogu doći kasno i otići rano ako nema jasnog rasporeda, a frustracija može nastati ako se ostavi premalo vremena za pokrivanje svih tema. Možda neke kolege neće biti fokusirani na prezentacije ili se neće pojaviti na obrocima kao što je planirano.

Izbjegnite nesporazume tako što ćete jasno definisati ciljeve sastanka i reći prezenterima šta se od njih očekuje. Imajte na umu da kultura sastanaka može biti vrlo različita od vaše – veoma je važno uzeti u obzir jezičke zahtjeve kao što su prevodioci i prevodilačke usluge, kao i prehrambene zahteve ako se hrana pruža.

Obavezno planirajte dovoljno vremena za interakciju i društavni program oko sastanka. Provjerite šta se očekuje od učesnika i imajte otvoren um kada razmatrate njihove kulturne preferencije.

4. Socijalizacija

Kulture koje su jako orijentisane na ljude smatraju socijalizaciju veoma važnom, jer je upoznavanje međusobno potrebno da bi se poslovalo zajedno. Možda ćete biti pozvani na izlazak u mnogim zemljama, često na mjesta koja nikada ne biste očekivali – kao što je karaoke bar u Japanu ili sauna u Finskoj.

Pokušajte da istražite ove običaje prije svog putovanja i iskoristite priliku da se upoznate i izgradite povjerenje. To će vam koristiti profesionalno, jer ćete upoznati nove kontakte, a takođe ćete doživjeti nešto novo! Pokazivanje interesa olakšaće vam da pregovarate kada dođe vreme za to.

5. Pregovaranje

Poslovni pregovori mogu biti izazovni čak i u najboljim okolnostima, a još teži ako postoje kulturni nesporazumi. Na primjer, kineska kultura vrednuje gostoprimstvo i upoznavanje poslovnih partnera pre nego što se nešto dogovori – zajedničko objedovanje je veoma važno i može proći dosta vremena pre nego što se doneseni planovi. Za američkog posetioca, ovaj pristup bi mogao delovati kontraproduktivno.

Razmislite o najboljem okruženju za pregovaranje, ko treba da bude uključen, i čak o stvarima kao što su odgovarajuća odjeća i raspored sjedenja – kao i kod mnogih prethodnih scenarija, osjetljivost na kulturne faktore poput ovih može napraviti veliku razliku kada se grade odnosi.

 6.Upravljanje timovima

Komunikacija je znatno poboljšana kada su uloge i očekivanja jasno definisana i kada je sprovedena odgovarajuća obuka za međukulturnu komunikaciju. Ovo je naročito važno kada upravljate timovima iz cijelog svijeta. Budite svjesni različitih stilova komunikacije – neki mogu biti direktniji od drugih, ili davati povratne informacije samo u određenim fazama.

Posvetite vrijeme izgradnji ličnih odnosa pre nego što pređete na virtualnu komunikaciju i obavezno uključite sve članove tima u donošenje odluka u svim fazama projekta. Kada identifikujete kulturne razlike koje bi mogle dovesti do nesporazuma, pronađite zajednički jezik i odlučite kako ćete raditi zajedno.

Kao i u svim aspektima poslovanja, stvari postaju lakše uz dobru komunikaciju. Iako ovo može biti zastrašujuće kada sarađujete sa kolegama iz različitih kulturnih sredina, važno je da se edukujete i vi i vaši zaposleni o tome kako pristupiti potencijalno delikatnim situacijama.

Za više informacija o tome kako možemo da pomognemo vama ili vašim zaposlenima, saznajte više o nama ili nas kontaktirajte.